После приёмки документов и проверки финансов у нового правления возникает главный практический вопрос:
Что делать дальше?
Проблем обычно значительно больше, чем денег, времени и активных людей.
Нужно восстанавливать учёт, закрывать долги, заниматься электричеством, дорогами, водой, воротами, забором, пожарной безопасностью и десятками мелких хозяйственных вопросов.
В предыдущей статье я писал, почему опасно начинать всё одновременно. Но здесь важно не сделать противоположный и тоже неправильный вывод:
Нужно выбрать одну проблему и ничего больше не делать, пока она полностью не решена.
Такой подход тоже не работает.
Некоторые направления занимают несколько лет. Если всё это время заниматься только одним проектом, остальные проблемы будут накапливаться, а часть возможностей окажется упущена.
Разумный принцип выглядит иначе:
Нужно выбрать главный системный приоритет, ограничить количество крупных работ, требующих постоянного контроля, и параллельно вести небольшие, срочные или связанные направления.
Иными словами, СНТ нужен не один проект, а управляемый портфель работ.
Сначала нужно остановить ухудшение ситуации
До начала улучшений следует проверить, не существует ли проблем, которые прямо сейчас создают новые долги, угрозы или юридические риски.
В первую очередь оцениваются:
- обязательная отчётность;
- просроченные платежи;
- риск отключения электричества;
- аварийные объекты;
- действующие договоры;
- судебные и претензионные сроки;
- состояние банковских и электронных доступов;
- безопасность электросетей, водопровода и других объектов;
- обязательства перед работниками и поставщиками.
Это не означает, что всё перечисленное нужно полностью решить до первого ремонта.
Но правление должно понимать, где ситуация ухудшается каждый месяц.
Например, старый забор может простоять ещё год. А неоплаченное электричество продолжает увеличивать долг уже сейчас.
Сначала нужно остановить появление новых проблем, а затем переходить к развитию.
Главный системный приоритет — не единственная работа
Главным приоритетом следует выбирать проблему, которая:
- создаёт постоянные убытки;
- блокирует другие проекты;
- связана с безопасностью;
- вызывает большую часть конфликтов;
- не позволяет нормально планировать бюджет;
- со временем становится только дороже.
В нашем СНТ таким направлением стало электричество.
Но это не означало, что два или три года товарищество занималось только электросетями.
Параллельно выполнялись работы по водоснабжению, устанавливались необходимые таблички, приобретался инвентарь, решались текущие хозяйственные вопросы и готовились будущие проекты.
Электричество было центральным направлением, вокруг которого строился финансовый и технический порядок. Но жизнь СНТ при этом не останавливалась.
Как работы распределились у нас
Наша последовательность не была заранее составленной идеальной программой. Многие решения принимались по мере того, как становилось понятнее реальное состояние товарищества.
Но в ретроспективе можно увидеть несколько параллельных линий.
Первый год: трансформатор и начало водопровода
Одной из главных крупных работ стала замена трансформатора.
Это был необходимый инфраструктурный проект, который нельзя было бесконечно откладывать.
Одновременно удалось проложить трубопровод к участкам для полива.
При этом центральная труба большого диаметра оставалась старой. То есть водопровод не был «полностью сделан» за один год.
Был выполнен первый самостоятельный этап, который уже давал полезный результат, но оставлял понятное продолжение на будущее.
Второй год: столбы, линия и центральная труба
Следующей крупной электрической работой стала замена столбов и линии по всему СНТ на более современную.
Параллельно заменили центральную трубу водопровода.
Получается, что в один период развивались сразу два инфраструктурных направления:
- вода.
Но каждое из них было разделено на конкретные завершённые этапы.
Мы не пытались за один сезон полностью модернизировать всё электрохозяйство и построить окончательную систему водоснабжения.
Следующие годы: счётчики, скважина и телеметрия
Проверку счётчиков удалось провести за несколько месяцев.
Там, где были выявлены приборы с истёкшим сроком эксплуатации или другие проблемы, собственникам выдали предписания.
Но выявить нарушение и добиться его устранения — не одно и то же.
Люди меняли счётчики не сразу:
- кому-то требовалось время;
- кто-то откладывал расходы;
- кто-то не понимал необходимости;
- с кем-то приходилось разговаривать неоднократно;
- отдельные собственники просто не спешили выполнять требования.
Поэтому сама проверка заняла несколько месяцев, а фактическая замена счётчиков растянулась ещё примерно на один-два года.
Позже, уже во время системной работы с потерями, для части постоянно проживающих собственников начали устанавливать телеметрию. Это происходило примерно на третьем или четвёртом году изменений.
Водопроводное направление также продолжалось несколько лет. После разводки к участкам и замены центральной трубы появилась собственная скважина.
В целом развитие водоснабжения заняло около четырёх лет.
Это важное наблюдение:
Большая инфраструктурная проблема редко решается одним голосованием, одним сбором денег и одним подрядчиком.
Чаще она состоит из нескольких этапов, каждый из которых должен приносить самостоятельный результат.
Не путать проект и направление
Направление может продолжаться несколько лет.
Например, «наведение порядка с электричеством» включало:
- замену трансформатора;
- обновление столбов и линии;
- проверку счётчиков;
- выдачу предписаний;
- замену неисправных и устаревших приборов;
- работу с собственниками;
- установку телеметрии для части домов;
- анализ потерь;
- улучшение платёжной дисциплины.
Это не один проект.
Это целая программа, состоящая из технических, финансовых и организационных задач.
Каждый отдельный этап должен иметь:
- понятную цель;
- ответственного;
- бюджет;
- срок;
- критерий завершения;
- документы;
- результат, который можно проверить.
Если назвать всё одним проектом «разобраться с электричеством», он может длиться бесконечно и никогда формально не завершиться.
То же самое относится к воде, дорогам, безопасности и документам.
Практическая модель: пять параллельных потоков
План первого года удобно строить не как один длинный список, а как несколько разных потоков работы.
1. Обязательные и срочные задачи
То, что нельзя не выполнять:
- отчётность;
- платежи;
- устранение аварий;
- исполнение требований;
- обязательные договоры;
- работа с непосредственными угрозами.
Эти задачи могут не создавать заметного улучшения, но не позволяют ситуации ухудшаться.
2. Главный системный приоритет
Одно направление, которое мешает нормальной работе всего товарищества.
Это может быть:
- финансы;
- водоснабжение;
- аварийные дороги;
- отсутствие документов;
- хроническая задолженность;
- разрушенная инфраструктура.
Главный приоритет получает основную долю внимания правления.
3. Один параллельный крупный или средний проект
Если есть отдельный бюджет, ответственный и возможность контролировать результат, можно вести ещё одно направление.
Например, замена трансформатора не помешала начать разводку воды к участкам, потому что это были разные этапы с понятными результатами.
Но второй проект нельзя открывать только потому, что он кажется полезным.
Нужно проверить:
- кто им будет заниматься;
- есть ли финансирование;
- не требуется ли тот же специалист;
- не совпадают ли сроки интенсивного контроля;
- можно ли завершить этап в текущем сезоне.
4. Небольшие и текущие работы
Таблички, пожарные щиты, мелкий ремонт, закупка инструментов и другие хозяйственные задачи тоже нельзя полностью игнорировать.
По отдельности они не сопоставимы с заменой трансформатора или линии.
Но они:
- требуют времени;
- требуют закупок;
- требуют ответственного;
- могут накапливаться;
- влияют на безопасность и повседневное удобство.
Небольшая работа не должна проходить вне учёта только потому, что она стоит мало.
Иначе десятки мелких поручений незаметно поглощают большую часть времени активистов.
5. Подготовка будущих проектов
Пока основная работа выполняется, можно готовить следующий этап:
- собирать документы;
- изучать варианты;
- получать предварительные расчёты;
- проводить обследование;
- запрашивать предложения;
- обсуждать будущую смету;
- искать источники финансирования.
Подготовка не равна началу строительства.
Но она позволяет не терять следующий год на выяснение исходных данных.
Сколько крупных проектов можно вести одновременно
Универсального числа нет.
В одном СНТ команда способна контролировать два или три направления. В другом один серьёзный проект уже полностью занимает председателя и правление.
Ограничивать следует не само количество задач, а количество работ, которые одновременно требуют:
- значительных расходов;
- частых решений;
- постоянного контроля подрядчика;
- участия одних и тех же специалистов;
- серьёзного общения с жителями;
- изменения привычных правил.
Можно одновременно:
- менять трансформатор;
- устанавливать несколько табличек;
- готовить проект водопровода;
- восстанавливать часть архива;
- проводить текущую работу с задолженностью.
Но рискованно одновременно:
- менять трансформатор;
- перестраивать всю линию;
- бурить скважину;
- капитально ремонтировать дорогу;
- менять ворота;
- запускать новую систему учёта,
если всем этим занимаются одни и те же три человека.
Параллельные проекты должны быть независимы
Два направления разумно вести одновременно, когда:
- у них разные ответственные;
- деньги на одно не забираются у другого;
- результат каждого можно принять отдельно;
- задержка одного не блокирует второе;
- правление способно контролировать оба;
- жители понимают назначение каждого сбора.
Если же проекты конкурируют за один бюджет, одного специалиста и один короткий строительный сезон, их лучше развести по времени.
Нужно учитывать не только стройку, но и работу с людьми
Инфраструктурный проект редко заканчивается после монтажа.
Проверка счётчиков у нас прошла относительно быстро. Но затем начался более долгий этап:
- уведомить собственников;
- объяснить требования;
- ответить на возражения;
- повторно проверить;
- напомнить тем, кто не выполнил;
- учитывать реальные финансовые возможности людей;
- добиться окончательного результата.
Техническое действие можно выполнить за несколько месяцев.
Изменение поведения десятков собственников занимает значительно больше времени.
Поэтому в плане нужно учитывать не только срок работы подрядчика, но и период внедрения результата.
Например:
- ворота установлены, но нужно выдать пульты и настроить порядок доступа;
- камеры смонтированы, но нужно определить права просмотра и хранение записей;
- счётчики проверены, но собственникам ещё предстоит их заменить;
- скважина пробурена, но требуется организовать эксплуатацию и обслуживание.
Каждый этап должен давать самостоятельный результат
Если направление рассчитано на несколько лет, жители не должны ждать четыре года до появления первой пользы.
Водопровод можно разделить:
- Разводка к участкам.
- Замена центральной трубы.
- Новый источник воды.
- Организация эксплуатации и обслуживания.
- Трансформатор.
- Столбы и линия.
- Проверка и замена счётчиков.
- Телеметрия.
- Системный контроль потерь.
Каждый этап улучшает положение, даже если программа ещё не завершена полностью.
Это помогает:
- показывать результат;
- сохранять поддержку;
- корректировать дальнейший план;
- распределять финансовую нагрузку;
- не превращать большой проект в бесконечное обещание.
План должен учитывать обычную жизнь СНТ
Даже во время крупных преобразований остаются текущие задачи:
- аварии;
- обращения жителей;
- покос;
- вывоз мусора;
- подготовка собраний;
- оплата счетов;
- мелкие поломки;
- выдача справок;
- работа с должниками.
Нельзя составлять программу так, будто правление весь год занимается только развитием.
Часть времени всегда будет уходить на текучку.
Поэтому план, который использует сто процентов доступного времени активистов, уже на старте нереалистичен.
Нужен резерв:
- на непредвиденные расходы;
- аварии;
- задержки подрядчиков;
- конфликты;
- дополнительные документы;
- обычную текущую работу.
Как может выглядеть план первого года
Примерная структура:
Стабилизация
- восстановить ключевые документы;
- проверить финансовое состояние;
- закрыть срочные обязательства;
- наладить текущий учёт.
Главный приоритет
- определить основную системную проблему;
- разбить её на этапы;
- выполнить первый крупный этап.
Параллельное направление
- выбрать одну самостоятельную работу, которую можно завершить без ущерба главному проекту.
Небольшие задачи
- сформировать ограниченный перечень мелких работ;
- назначить ответственных;
- не позволять им бесконтрольно поглощать время команды.
Подготовка следующего года
- обследования;
- предварительные расчёты;
- варианты финансирования;
- проекты решений;
- поиск подрядчиков.
Такой план не сводится к одной задаче, но и не превращается в попытку сделать всё сразу.
Что мы поняли из своего опыта
Порядок в СНТ создаётся не линейно.
Нельзя сказать:
- Полностью закончили электричество.
- Затем полностью сделали воду.
- Потом занялись безопасностью.
- После этого перешли к дорогам.
В реальности направления перекрываются.
Один проект строится. Второй готовится. В третьем идёт работа с собственниками. Параллельно выполняется обязательная текучка и небольшие работы.
Но у правления всё равно должна быть главная линия.
У нас ею на первых этапах стало электричество.
Оно требовало крупных технических работ, влияло на бюджет и заставляло заниматься учётом потребления и платёжной дисциплиной.
Одновременно развивался водопровод, но по отдельным этапам, растянутым примерно на четыре года.
Такой подход позволил не заморозить остальные направления и при этом не потерять основной приоритет.
Как этот подход связан с приложением
В приложении недостаточно разделить задачи только на «новые», «в работе» и «выполненные».
Нужно видеть:
- направление;
- этап;
- приоритет;
- связь с другими задачами;
- ответственного;
- бюджет;
- источник финансирования;
- текущий результат;
- следующий шаг;
- работу с собственниками после технического выполнения.
Например, задача «проверить счётчики» может быть завершена, но программа «привести приборы учёта в порядок» ещё продолжается.
Система должна показывать это различие.
Иначе проверка будет формально закрыта, а половина предписаний останется невыполненной.
Главный вывод
Начинать наведение порядка нужно не с выбора единственной работы.
Нужно:
- Остановить наиболее опасные процессы.
- Понять состояние документов и финансов.
- Выбрать главный системный приоритет.
- Разделить его на самостоятельные этапы.
- При наличии ресурсов вести одно параллельное направление.
- Не забывать о небольших и обязательных задачах.
- Готовить будущие проекты заранее.
- Ограничивать число работ, требующих постоянного контроля.
- Учитывать время на внедрение и работу с людьми.
- Завершать каждый этап понятным результатом.
Правильная последовательность — это не очередь, в которой следующая проблема ждёт полного исчезновения предыдущей.
Это несколько параллельных линий, одна из которых в каждый период остаётся главной.
Следующая публикация будет о том, почему даже при таком подходе навести порядок в СНТ за один год практически невозможно.