Когда новое правление начинает разбираться в делах СНТ, почти каждая проблема кажется срочной.
Нужно восстанавливать документы и бухгалтерский учёт. Выяснять, откуда появились долги. Разбираться с электричеством. Ремонтировать дороги. Менять старые ворота и забор. Проверять водопровод. Организовывать нормальную мусорную площадку. Решать вопросы пожарной безопасности и охраны территории.
У каждого собственника при этом есть собственный приоритет.
Человек, живущий рядом с разбитой дорогой, считает главной проблемой дорогу.
Тот, у кого нестабильное напряжение, требует немедленно заняться электросетями.
Собственник, которого недавно обокрали, настаивает на камерах и охране.
Тот, кто редко приезжает, может вообще не понимать, зачем собирать дополнительные деньги на изменения, которыми он почти не пользуется.
Новое правление оказывается под давлением сразу с нескольких сторон. Возникает естественное желание показать активность и начать всё одновременно.
Кажется, что так жители быстрее увидят перемены.
На практике одновременный запуск большого количества направлений часто приводит к противоположному результату:
- деньги распыляются;
- задачи остаются незавершёнными;
- активные люди выгорают;
- жители устают от постоянных сборов;
- подрядчиков никто нормально не контролирует;
- правление теряет общую картину;
- доверие снижается.
Список проблем — это ещё не план работы.
Все проблемы кажутся одинаково важными только издалека
Если составить полный перечень накопившихся вопросов, он может занять несколько страниц.
Например:
- отсутствующие документы;
- несданная отчётность;
- задолженность перед поставщиками;
- долги собственников;
- потери электроэнергии;
- неисправные счётчики;
- старый трансформатор;
- аварийные участки сети;
- плохая дорога;
- ржавый водопровод;
- старые ворота;
- повреждённый забор;
- отсутствие камер;
- неустроенная мусорная площадка;
- недостаток пожарного оборудования;
- незавершённые договоры;
- спорное имущество.
Каждый пункт действительно требует внимания.
Но это не означает, что все они должны стать проектами текущего года.
Между проблемами есть различия.
Одни создают непосредственную угрозу:
- возможное отключение электричества;
- несданная обязательная отчётность;
- аварийный объект;
- просроченный платёж;
- истекающий судебный срок.
Другие важны, но могут быть разделены на этапы:
- замена забора;
- улучшение дороги;
- установка дополнительных камер;
- благоустройство территории.
Есть и проблемы, которые невозможно решить до завершения других задач.
Например, трудно составить реалистичную смету, пока неизвестно финансовое состояние товарищества. Нельзя уверенно планировать модернизацию электросетей, если отсутствуют технические документы и непонятен фактический объём потерь.
Поэтому первая задача правления — не начать больше работ.
Первая задача — увидеть различия между ними.
Ограничены не только деньги
Обычно главным ограничением считают бюджет.
Это правильно, но денег недостаточно даже при их наличии.
У любого СНТ ограничены как минимум четыре ресурса.
Деньги
Жители не могут ежегодно оплачивать любое количество крупных проектов.
Даже полезная работа вызывает сопротивление, если взносы постоянно растут и люди не видят завершённых результатов.
Время
Председатель, казначей и члены правления обычно не занимаются СНТ как единственной профессиональной деятельностью.
У них есть работа, семьи и собственные обязанности.
Каждый новый проект требует:
- собрать информацию;
- запросить предложения;
- проверить документы;
- обсудить условия;
- подготовить решение;
- организовать закупку;
- контролировать исполнение;
- принять результат;
- отчитаться.
Пять проектов требуют не в пять раз больше внимания. Они начинают конкурировать между собой за одних и тех же людей.
Компетенции
Даже активная команда не может одинаково хорошо разбираться во всех направлениях.
Для электричества нужен технический специалист. Для финансов — бухгалтер. Для сложного договора может потребоваться юрист. Для дороги — человек, способный оценить технологию и работу подрядчика.
Если одновременно открыть много направлений, правление неизбежно начнёт принимать часть решений поверхностно.
Доверие жителей
Это тоже ограниченный ресурс.
Новое правление ещё не доказало, что умеет выполнять обещания и разумно распоряжаться деньгами.
Если оно сразу предлагает несколько сборов, ремонтов и изменений, жители могут увидеть не системную программу, а неконтролируемую активность:
Ещё ничего не закончили, а уже собирают деньги на следующее.
Доверие появляется после завершённых дел, а не после длинного списка намерений.
Незавершённый проект хуже отложенного
Отложенная работа остаётся понятной проблемой.
Незавершённая работа создаёт новые проблемы.
Например:
- деньги собрали, но подрядчика не выбрали;
- материалы купили, но они несколько лет лежат без применения;
- аванс заплатили, а работу никто не контролирует;
- часть забора заменили, но участок остался открытым;
- систему доступа установили, но не продумали обслуживание;
- начали восстанавливать документы, но не определили, кто ведёт новый архив;
- решили бороться с задолженностью, но не проверили правильность начислений.
В результате жители видят расходы, но не видят результата.
Это быстро разрушает доверие.
Особенно опасно, когда правление объясняет каждую неудачу тем, что у него просто не хватило времени:
Мы занимались слишком многими вопросами.
Для собственников это не оправдание. Решение о количестве одновременно начатых проектов принимало само правление.
Лучше честно перенести работу на следующий период, чем начать её ради демонстрации активности и не завершить.
Задачи зависят друг от друга
Часть проектов нельзя рассматривать отдельно.
Документы связаны с финансами
Пока не найдены протоколы, сметы и договоры, сложно понять основания старых начислений и расходов.
Финансы связаны с планированием
Пока неизвестны долги и обязательства, нельзя определить размер свободного остатка.
Электричество связано с бюджетом
Если СНТ постоянно вынуждено закрывать неоплаченное потребление и неизвестные потери, деньги на другие работы будут исчезать независимо от качества сметы.
Подрядчик связан с контролем
Недостаточно найти низкую цену. Нужно определить объём работ, условия приёмки и ответственного за проверку результата.
Новая инфраструктура связана с последующим содержанием
Установить ворота, камеры, насос или систему телеметрии — только первый этап. Появятся расходы на электричество, связь, ремонт, программное обеспечение и обслуживание.
Если не учитывать зависимости, можно выполнить отдельную работу и одновременно создать постоянную финансовую нагрузку, к которой товарищество не готово.
Нельзя каждый год резко повышать взносы
Правление может рассуждать просто:
Проблем много — значит, нужно собрать больше денег.
Но финансовые возможности жителей различаются.
Для одного собственника дополнительный взнос неудобен, но посилен. Для другого он становится серьёзной нагрузкой. Особенно если человек одновременно оплачивает электричество, текущие взносы и несколько целевых проектов.
Даже обоснованные сборы вызывают усталость, если появляются постоянно.
Кроме того, слишком большой бюджет сам по себе не гарантирует результат.
Можно собрать деньги на пять проектов и плохо выполнить все пять.
Поэтому разумнее оценивать не только стоимость каждой работы, но и общую нагрузку:
- сколько уже платят жители;
- какие обязательные расходы растут;
- сколько проектов предлагается одновременно;
- за какой срок люди увидят результат;
- какие будущие расходы создаст новый объект.
Иногда хороший план отличается не тем, что включает больше работ, а тем, что часть работ сознательно переносит.
Жители устают не только от платежей, но и от перемен
Даже полезные изменения требуют привыкания.
Новые ворота меняют порядок въезда.
Камеры вызывают вопросы о доступе и наблюдении.
Перенос счётчиков воспринимается как недоверие.
Новая мусорная площадка может оказаться дальше от привычного места.
Изменение порядка передачи показаний требует освоить новый способ.
Если правление одновременно меняет слишком многое, возникает ощущение, что привычная жизнь полностью перестраивается без участия собственников.
Человек может поддерживать каждое решение отдельно, но сопротивляться их совокупности.
Поэтому изменения нужно распределять не только по бюджету, но и по способности сообщества их принять.
Это не означает, что следует отказываться от необходимых решений из-за любого недовольства.
Но полезно учитывать, сколько новых правил и процессов жители должны освоить одновременно.
Правление тоже может устать от собственного энтузиазма
В начале работы у новой команды часто много энергии.
Хочется быстро исправить всё, что годами делалось неправильно.
Первые месяцы люди готовы:
- проводить вечера за документами;
- приезжать в выходные;
- бесплатно консультироваться со специалистами;
- постоянно отвечать в чатах;
- лично контролировать работы.
Но такой режим невозможно поддерживать бесконечно.
Если план строится на постоянном сверхусилии нескольких активистов, он изначально неустойчив.
Через некоторое время люди:
- начинают откладывать задачи;
- раздражаются на жителей;
- перестают отвечать;
- конфликтуют между собой;
- принимают решения в спешке;
- отказываются от участия.
Выгорание правления часто объясняют неблагодарностью собственников. Такая проблема действительно существует.
Но иногда причина и в самом способе организации работы: команда взяла на себя больше, чем могла устойчиво выполнять.
Две противоположные ошибки
При выборе приоритетов легко уйти в одну из крайностей.
Делать только то, что заметно
Новые ворота, камеры, покраска и благоустройство быстро создают ощущение перемен.
Но за красивыми объектами могут оставаться:
- долги;
- несданная отчётность;
- неправильные начисления;
- отсутствующие договоры;
- неучтённые потери;
- юридические риски.
Товарищество внешне меняется, но фундамент остаётся прежним.
Делать только то, что незаметно
Можно год заниматься архивом, таблицами, сверками и внутренними процедурами.
Эта работа необходима, но большинство жителей её не видит.
Со стороны кажется, что новое правление ничего не сделало, хотя постоянно собирает документы и говорит о сложном положении.
Поэтому полезно сочетать:
- одну системную проблему, без решения которой невозможно двигаться дальше;
- один понятный результат, который жители смогут увидеть.
Видимый результат не должен заменять фундаментальную работу. Но он помогает показать, что порядок — это не только новые таблицы и объяснения будущих планов.
Как выбирать, что делать сейчас
Подробный порядок первоначальной проверки мы разберём в следующей статье.
Но уже на этом этапе проблемы можно разделить на четыре группы.
1. Немедленные угрозы
То, что может привести к серьёзным последствиям в ближайшее время:
- отключение ресурса;
- авария;
- налоговое требование;
- судебный срок;
- отсутствие полномочий;
- опасное оборудование.
Такие задачи нельзя переносить ради более заметного проекта.
2. Системные ограничения
Проблемы, которые постоянно создают новые убытки или мешают всем остальным направлениям.
У нас таким ограничением стало электричество.
Пока товарищество не понимало фактическое потребление, потери и состояние расчётов, финансовый порядок оставался неустойчивым.
3. Быстро завершаемые улучшения
Небольшие работы с понятной стоимостью и результатом.
Они помогают проверить, способна ли команда:
- поставить задачу;
- выбрать исполнителя;
- проконтролировать работу;
- оформить документы;
- показать результат.
4. Долгосрочные проекты
Работы, которые разумнее разделить на несколько лет:
- замена большого забора;
- модернизация сетей;
- капитальный ремонт дорог;
- обновление водопровода;
- комплексное благоустройство.
Они должны иметь общий замысел, но не обязательно полностью финансироваться за один сезон.
Перенесённая задача не должна исчезать
Отказ начать всё одновременно не означает, что остальные проблемы нужно забыть.
Нужен общий реестр:
- в чём состоит проблема;
- насколько она срочная;
- какие есть риски;
- от каких задач она зависит;
- какая предварительная стоимость;
- кто должен собрать информацию;
- когда вопрос будет рассмотрен снова.
Жителям важно видеть разницу между:
Мы отказались этим заниматься.
и:
Мы признаём проблему, но вернёмся к ней после завершения более срочных задач.
Если вопрос просто исчезает из повестки, люди справедливо считают, что правление их проигнорировало.
Как объяснять последовательность жителям
Фраза «на всё денег нет» редко убеждает.
Она звучит как отсутствие плана.
Гораздо полезнее показать:
- Какие проблемы обнаружены.
- Какие из них создают немедленный риск.
- Что будет делаться в текущем году.
- Почему выбран именно такой порядок.
- Что переносится.
- Что нужно подготовить для следующих этапов.
- Какой результат жители должны увидеть.
Важно не обещать точную дату по каждому пункту, если нет расчётов и финансирования.
Но должна быть понятна логика.
Например:
В этом году мы восстанавливаем учёт, закрываем срочные обязательства и начинаем работу с электричеством. Проект замены забора будет разделён на три этапа. До следующего собрания подготовим стоимость первого участка.
Такой ответ не решает проблему забора сегодня, но показывает, что она включена в общий план.
Что происходило у нас
Когда новое правление начало разбираться в состоянии товарищества, проблем было значительно больше, чем возможностей решить их за один сезон.
Нужно было:
- восстанавливать документы;
- приводить в порядок бухгалтерию;
- разбираться с долгом;
- менять трансформатор;
- снижать потери электричества;
- проверять счётчики;
- ремонтировать трубопровод;
- менять ворота;
- обновлять забор;
- заниматься водой;
- улучшать дороги;
- решать вопросы безопасности.
Если бы мы начали все эти направления одновременно, вероятнее всего, значительная часть работ осталась бы незавершённой.
Пришлось выбирать последовательность.
Сначала — понять документы и деньги.
Затем — заняться проблемой, которая постоянно влияла на бюджет и мешала планировать остальное.
Ею стало электричество.
Другие работы выполнялись позже, а крупные проекты делились на этапы. Например, замена забора заняла несколько лет.
Именно последовательность, а не одно сильное решение, позволила постепенно перейти от постоянного устранения последствий к развитию территории.
Как этот принцип связан с приложением
В системе управления недостаточно иметь общий список задач.
Нужно видеть:
- приоритет;
- срочность;
- ответственного;
- стоимость;
- источник финансирования;
- зависимости;
- этап;
- срок;
- решение, на основании которого выполняется работа;
- итоговый результат.
Иначе цифровой список просто повторит старую проблему: десятки задач существуют одновременно, но никто не понимает, какая должна выполняться первой.
Приложение не определит приоритет вместо правления.
Но оно может не дать отложенной проблеме исчезнуть и показать, почему одна работа зависит от завершения другой.
Главный вывод
Новое правление должно стремиться не к максимальному количеству начатых проектов, а к максимальному количеству законченных и правильно оформленных решений.
Начинать всё одновременно нельзя, потому что ограничены:
- деньги;
- время;
- компетенции;
- внимание;
- способность жителей принимать изменения;
- доверие к новому руководству.
Последовательность — это не медлительность.
Это способ не потерять силы и деньги до появления первых устойчивых результатов.
В следующей статье разберём уже практический вопрос: с чего именно начинать наведение порядка в СНТ и в какой последовательности проверять документы, финансы, договоры, долги, имущество и инфраструктуру.