После приёмки документов у нового председателя возникает следующий вопрос:
Сколько денег на самом деле есть у СНТ и достаточно ли их для выполнения обязательств?
На первый взгляд ответить просто. Нужно открыть банковский счёт и посмотреть остаток.
Но остаток на счёте почти ничего не говорит о реальном финансовом состоянии товарищества.
На расчётном счёте могут находиться деньги, которые уже предназначены для оплаты электричества, налогов, заработной платы или утверждённой целевой работы. Одновременно могут существовать долги перед поставщиками, несданная отчётность, начисленные пени, незавершённые договоры и обязательства, о которых новое правление ещё не знает.
В нашем случае внешне товарищество продолжало обычную жизнь. Люди приезжали на участки, пользовались электричеством и водой, обсуждали дороги и текущие работы.
Но когда мама начала разбираться в переданных материалах, выяснилось, что нормального бухгалтерского и налогового учёта фактически не было. Постепенно обнаружился долг примерно в 300 тысяч рублей.
Для небольшого СНТ это была существенная сумма.
Главная проблема состояла даже не в самом долге. Сначала нужно было понять:
- из чего он образовался;
- кому именно должно СНТ;
- какие суммы подтверждаются документами;
- какую отчётность не сдавали;
- какие платежи уже просрочены;
- сколько должны товариществу собственники;
- какие обязательства возникнут в ближайшее время.
Пока ответов нет, нельзя уверенно говорить ни о размере взносов, ни о новых ремонтах, ни о наличии свободных денег.
Деньги на счёте — ещё не свободные деньги
Предположим, на счёте СНТ находится 500 тысяч рублей.
Эта цифра сама по себе выглядит неплохо. Но затем выясняется:
- 200 тысяч нужно перечислить поставщику электроэнергии;
- 80 тысяч составляют налоги, страховые взносы и заработная плата;
- 150 тысяч собраны на конкретную целевую работу;
- 50 тысяч нужно заплатить по уже подписанному договору;
- часть обязательств ещё не отражена в учёте.
Формально на счёте есть 500 тысяч.
Фактически свободных денег может не быть вообще.
Возможна и противоположная ситуация: на счёте мало денег, но собственники должны товариществу значительную сумму. Однако задолженность жителей тоже нельзя считать деньгами, пока она реально не взыскана или не оплачена добровольно.
Поэтому финансовое состояние СНТ нельзя определить одной цифрой.
Нужно одновременно видеть:
- Сколько денег действительно находится в распоряжении товарищества.
- Сколько СНТ обязано заплатить.
- Сколько должны самому СНТ.
- Какие деньги имеют конкретное назначение.
- Какие платежи и риски возникнут в ближайшее время.
Сначала установить дату, на которую проверяются финансы
Когда учёт долгое время вёлся неполно или бессистемно, цифры постоянно меняются.
Поступают новые взносы. Оплачивается электричество. Начисляется заработная плата. Возникают новые расходы.
Если пытаться одновременно восстанавливать прошлое и учитывать текущие операции, легко окончательно запутаться.
Поэтому полезно выбрать конкретную контрольную дату.
Например:
Финансовое состояние товарищества восстанавливается по состоянию на 1 августа.
На эту дату фиксируются:
- остатки на банковских счетах;
- наличные деньги, если касса фактически использовалась;
- задолженность СНТ;
- задолженность перед СНТ;
- состояние единого налогового счёта;
- незавершённые договоры;
- начисленная, но ещё не выплаченная заработная плата;
- деньги, собранные на целевые работы;
- авансы, выданные подрядчикам;
- обязательные ближайшие платежи.
Все операции после контрольной даты уже учитываются отдельно в текущем периоде.
Это не решает старые проблемы, но создаёт точку, от которой можно двигаться дальше.
Шаг 1. Проверить банковские счета
Начинать лучше не с таблиц бывшего казначея, а с данных банка.
Необходимо получить:
- список действующих и закрытых счетов;
- выписки за доступный период;
- остатки на контрольную дату;
- сведения о комиссиях;
- действующие автоплатежи;
- корпоративные банковские карты;
- информацию об ограничениях и взысканиях;
- доступ к интернет-банку;
- перечень лиц, имевших право распоряжаться счётом.
Банковская выписка показывает, какие деньги действительно поступали и списывались.
Но она не всегда объясняет экономический смысл операции.
По записи «Оплата по договору № 15» невозможно понять:
- что покупалось;
- кто принял работу;
- была ли она выполнена полностью;
- соответствовала ли сумма решению собрания;
- сохранились ли договор и акт.
Поэтому банковские операции нужно сопоставить с первичными документами, договорами, протоколами и сметами.
Шаг 2. Проверить состояние расчётов с налоговой
СНТ является юридическим лицом, и отсутствие коммерческой прибыли не освобождает его от ведения учёта и сдачи предусмотренной отчётности.
Конкретный набор деклараций и расчётов зависит от применяемого налогового режима, наличия работников, имущества, выплат физическим лицам и других обстоятельств. ФНС отдельно напоминает, что некоммерческие организации представляют бухгалтерскую и налоговую отчётность, а для СНТ могут существовать дополнительные расчёты, связанные, например, с работниками и страховыми взносами.
Поэтому недостаточно спросить прежнего председателя:
«У нас с налоговой всё нормально?»
Нужно получить подтверждение.
Состояние единого налогового счёта юридического лица можно проверить через личный кабинет ФНС. Там отражаются баланс, задолженность, предстоящие платежи и история операций. Также можно запросить справку о сальдо, сведения о принадлежности платежей и акт сверки.
Проверить следует:
- есть ли отрицательное сальдо;
- из каких обязательств оно состоит;
- начислены ли пени и штрафы;
- все ли отправленные платежи учтены;
- какие отчёты были приняты;
- какие требования направляла налоговая;
- не заблокированы ли операции;
- есть ли расхождения между бухгалтерскими данными и сведениями ФНС.
Если отчётность отсутствует или состояние учёта непонятно, эту работу лучше выполнять вместе с профессиональным бухгалтером.
Шаг 3. Составить список всех обязательств СНТ
Следующая задача — понять, кому должно товарищество.
Не нужно ограничиваться только просроченными счетами.
В перечень включаются и те суммы, срок оплаты которых ещё не наступил.
Например:
- вывоз мусора;
- заработная плата;
- налоги и страховые взносы;
- обслуживание банковского счёта;
- связь;
- охрана;
- аренда;
- услуги бухгалтера;
- обслуживание ворот и камер;
- незавершённые ремонты;
- долги перед подрядчиками;
- судебные расходы;
- исполнительные документы;
- возврат ошибочно полученных платежей;
- авансы, которые нужно подтвердить работами или вернуть.
По каждому обязательству желательно указать:
Даже если точная сумма пока неизвестна, обязательство всё равно следует включить в реестр с отметкой «требует уточнения».
Неучтённый долг опаснее долга, который уже зафиксирован и включён в план погашения.
Шаг 4. Провести сверку с основными поставщиками
Собственные таблицы СНТ могут содержать ошибки. Данные контрагента тоже могут быть спорными.
Поэтому с ключевыми организациями желательно провести сверку:
- поставщик электроэнергии;
- оператор по обращению с отходами;
- обслуживающие организации;
- охрана;
- работники;
- крупные подрядчики;
- арендодатели;
- иные постоянные поставщики.
Особенно важна сверка по электроэнергии.
Может оказаться, что в учёте СНТ записана одна сумма, в банковских выписках видна другая, а поставщик считает задолженность по-своему.
До выяснения расхождений нельзя считать ни одну из этих цифр окончательной.
Шаг 5. Определить, сколько должны товариществу
Затем составляется реестр задолженности собственников.
Но и здесь нельзя просто сложить все красные строки в старой таблице.
По каждому долгу нужно проверить:
- кому принадлежал участок в соответствующий период;
- был ли человек членом товарищества;
- на основании какого решения начислен взнос;
- утверждены ли смета и финансово-экономическое обоснование;
- правильно ли рассчитана площадь или иной показатель;
- учтены ли все платежи;
- не проведён ли платёж на другой участок;
- не истёк ли срок для судебного взыскания;
- направлялись ли требования;
- существует ли судебное решение;
- не продан ли участок;
- не признан ли долг ошибочным.
Закон № 217-ФЗ связывает размер взносов с приходно-расходной сметой и финансово-экономическим обоснованием, утверждёнными общим собранием. Само утверждение сметы и обоснования относится к компетенции общего собрания.
Поэтому цифра в таблице ещё не означает, что задолженность полностью подтверждена и может быть взыскана.
Долги собственников полезно разделить:
- подтверждённые и текущие;
- просроченные;
- спорные;
- переданные в суд;
- взысканные по решению суда;
- фактически безнадёжные или требующие правовой оценки;
- ошибочные начисления.
И ещё раз: задолженность жителей — это не деньги на счёте.
На неё нельзя оплачивать сегодняшнее электричество.
Шаг 6. Отделить целевые деньги от свободного остатка
Одна из наиболее опасных ошибок — воспринимать весь банковский остаток как общий кошелёк.
Например, собственники собрали деньги на замену трансформатора. Пока работа не началась, эта сумма находится на счёте.
Но использовать её для покрытия текущих расходов без соответствующих решений и корректного оформления нельзя считать нормальным финансовым управлением.
Поэтому деньги нужно разделить хотя бы на несколько категорий:
- текущие членские взносы;
- целевые поступления;
- платежи за электроэнергию;
- авансы;
- ошибочные поступления;
- средства, зарезервированные под заключённые договоры;
- действительно свободный остаток.
В идеале назначение денег должно быть видно не только бухгалтеру, но и председателю, правлению и ревизору в пределах их полномочий.
Шаг 7. Проверить незавершённые работы
Финансовая проблема может скрываться не только в долгах, но и в незакрытых работах.
Например:
- подрядчику перечислили аванс, но работа не завершена;
- оборудование купили, но не установили;
- акт подписали, хотя недостатки не устранены;
- деньги собрали, но проект не начали;
- работа выполнена, но окончательный расчёт не произведён;
- договор расторгнут, но аванс не возвращён.
По каждой крупной работе нужно связать:
- Решение собрания или правления.
- Смету.
- Финансово-экономическое обоснование, когда оно необходимо.
- Договор.
- Платежи.
- Акты.
- Фактический результат.
- Остаток обязательств.
Без этой связи в бухгалтерии может быть записано, что деньги израсходованы правильно, но на территории результат обнаружить не удастся.
Шаг 8. Проверить заработную плату и расчёты с людьми
Отдельное внимание нужно уделить выплатам:
- председателю;
- казначею;
- бухгалтеру;
- сторожу;
- электрику;
- другим работникам и исполнителям.
Нужно выяснить:
- есть ли трудовой или гражданско-правовой договор;
- кто и когда утвердил размер вознаграждения;
- начислялась ли заработная плата;
- уплачивались ли налоги и взносы;
- существует ли задолженность перед человеком;
- не выплачивались ли деньги без подтверждающих документов;
- не продолжают ли начисляться выплаты человеку, который уже не работает.
Иногда товарищество считает, что должно только поставщикам, а затем обнаруживает накопившиеся обязательства перед работниками и бюджетом.
Шаг 9. Не смешивать отсутствие денег с убытком
СНТ может испытывать кассовый разрыв, даже если по документам ему должны больше, чем оно само обязано заплатить.
Например:
- СНТ должно поставщикам 300 тысяч;
- собственники должны СНТ 500 тысяч;
- на счёте находится 20 тысяч.
Формально дебиторская задолженность превышает кредиторскую.
Но оплачивать текущие счета нечем.
Это не обязательно означает, что деньги украдены или товарищество окончательно неплатёжеспособно. Возможно, взносы начислены, но плохо собираются.
Однако для управления важен не только итоговый баланс, но и движение денег по времени.
Нужно понимать:
- сколько поступит в ближайшую неделю;
- какие платежи обязательны в этом месяце;
- что можно перенести;
- какие последствия возникнут при просрочке;
- какие долги собственников реально удастся собрать.
Какой итоговый документ должно получить правление
После проверки полезно составить понятный финансовый отчёт на одну контрольную дату.
Не сотню бухгалтерских проводок, а управленческую картину:
Денежные средства
- банковские счета;
- касса;
- целевые деньги;
- свободный остаток.
Обязательства СНТ
- просроченные;
- текущие;
- ожидаемые;
- спорные.
Задолженность перед СНТ
- подтверждённая;
- спорная;
- судебная;
- маловероятная к взысканию.
Налоги и отчётность
- состояние ЕНС;
- несданные отчёты;
- требования;
- пени;
- ближайшие сроки.
Договоры и работы
- действующие;
- незавершённые;
- оплаченные частично;
- требующие расторжения или проверки.
Ближайшие риски
- отключение ресурса;
- блокировка счёта;
- штраф;
- судебный срок;
- невозможность выплатить заработную плату;
- недостаток денег на обязательные расходы.
Такой документ позволяет председателю, правлению и ревизору обсуждать одну реальность, а не несколько несовпадающих таблиц.
Чего не стоит делать новому правлению
Не объявлять сразу окончательную сумму ущерба
Первые расчёты могут измениться после сверок и восстановления документов.
Не обвинять прежнее руководство до проверки
Беспорядок, ошибка, некомпетентность и умышленное присвоение денег — не одно и то же.
Не обещать крупные ремонты
Пока не определён свободный остаток, новые обещания могут создать дополнительные долги.
Не закрывать старые долги целевыми деньгами без правовой и бухгалтерской оценки
Так проблема временно скрывается, но не решается.
Не считать всю задолженность собственников гарантированным доходом
Часть начислений может оказаться спорной, ошибочной или трудной для взыскания.
Не пытаться восстановить сложный учёт только силами председателя
Даже очень активный руководитель не заменяет профессионального бухгалтера.
Что произошло у нас
Мама начала не с красивого отчёта для собрания.
Сначала нужно было разобраться в том, что вообще существовало:
- собрать оставшиеся документы;
- восстановить учёт;
- проверить отчётность;
- сопоставить начисления и оплаты;
- понять происхождение долга;
- отделить подтверждённые цифры от предположений.
Постепенно стало ясно, что товариществу недостаточно просто найти деньги и закрыть старую задолженность.
Нужно было изменить саму систему:
- вести нормальный учёт;
- регулярно проверять обязательства;
- контролировать оплату ресурсов;
- работать с задолженностью собственников;
- планировать расходы;
- не допускать нового накопления неизвестных долгов.
Именно поэтому наведение порядка в финансах нельзя свести к разовой проверке.
Разовая проверка показывает, где находится СНТ сегодня.
Система учёта не позволяет ему через несколько лет снова оказаться в том же положении.
Главный вывод
Реальное финансовое состояние СНТ — это не остаток на банковском счёте и не сумма задолженности жителей.
Это одновременно:
- деньги;
- обязательства;
- налоги;
- отчётность;
- договоры;
- незавершённые работы;
- подтверждённые долги собственников;
- ближайшие риски.
Пока эти данные не собраны в одну картину, правление не может уверенно определить размер свободных средств и выбрать следующие работы.
В нашем случае после восстановления финансовой картины стало понятно, что одной бухгалтерии недостаточно. Нужно было найти системную проблему, которая постоянно создавала новые долги и мешала двигаться дальше.
Ей оказалось электричество.
Но прежде чем перейти к нему, отдельно разберём, какая команда нужна СНТ и почему председатель не может навести порядок в одиночку.