В предыдущей публикации я рассказывал о новом председателе, который пришёл без опыта, но был готов слушать более компетентных людей и учиться.
Настоящий масштаб задачи стал понятен немного позже — когда началась приёмка дел.
Обычно смена председателя представляется довольно просто: один человек передаёт другому документы, ключи, печать, доступ к банковскому счёту и кратко рассказывает о текущих вопросах.
После этого новое правление продолжает работу.
На практике всё может выглядеть иначе.
Часть документов нам не передали. Какие-то материалы отсутствовали. Как нам объясняли, часть документов была сожжена. Оставшиеся сведения не складывались в понятную систему.
Нельзя было открыть одну папку и увидеть:
- какие решения принимались;
- какие договоры продолжают действовать;
- сколько денег должно СНТ;
- кому должно само товарищество;
- какое имущество ему принадлежит;
- какие работы были оплачены;
- какие обязательства остались незавершёнными.
Новое правление получило не аккуратно переданное хозяйство, а набор отдельных фрагментов, из которых ещё предстояло восстановить общую картину.
Документы — это память СНТ
Иногда документы воспринимают как ненужную бюрократию.
Собрание провели, решение приняли, деньги собрали, работу сделали — зачем годами хранить старые бумаги?
Проблема становится очевидной после смены правления.
Без документов невозможно уверенно ответить на простые вопросы:
- На каком основании установлен взнос?
- Кто утвердил конкретную работу?
- Почему подрядчику заплатили именно такую сумму?
- Где границы имущества общего пользования?
- Когда меняли оборудование?
- Какой договор заключён с ресурсоснабжающей организацией?
- Какие обязательства ещё действуют?
- Кто и когда принял спорное решение?
- Были ли вообще полномочия на расходование денег?
Пока председатель и казначей остаются на месте, часть информации хранится у них в памяти.
Но память человека не является системой управления.
Люди забывают детали, по-разному воспринимают одни и те же события, уходят с должностей, конфликтуют или просто перестают отвечать на вопросы.
Документы позволяют отделить историю товарищества от личной памяти конкретного руководителя.
Передача документов должна быть предусмотрена заранее
Действующая статья 21 Федерального закона № 217-ФЗ возлагает ответственность за ведение делопроизводства в товариществе на председателя. Она также устанавливает, что протоколы и другие документы товарищества должны храниться не менее 49 лет, а конкретный порядок передачи документов при переизбрании или отстранении избранных лиц определяется уставом СНТ.
Это важный момент.
Закон не даёт одного универсального сценария передачи дел для всех товариществ. Поэтому в уставе желательно заранее определить:
- в какой срок передаются документы;
- кто участвует в приёмке;
- каким актом оформляется передача;
- что должно входить в комплект;
- в каком виде передаются электронные данные;
- кому передаются печать, ключи и доступы;
- что делать при обнаружении недостачи.
Если порядок не продуман заранее, вопрос начинают решать уже во время конфликта, когда договориться намного сложнее.
Главная ошибка — принять всё «как есть»
Новое правление может получить несколько папок, коробку старых бумаг и слова:
«Это всё, что осталось».
Возникает желание забрать документы и начать разбираться позже.
Так делать рискованно.
Через несколько недель уже будет сложно установить:
- что именно было передано;
- чего не было изначально;
- какие папки могли потеряться после передачи;
- были ли получены оригиналы или только копии;
- кто сохранил электронные файлы;
- где находились печать и ключи.
Поэтому первое практическое правило:
Нужно фиксировать не только факт передачи, но и состав полученных материалов.
Это не обязательно должен быть идеальный архивный каталог на сотни страниц. На первом этапе достаточно понятной описи.
Например:
- устав — оригинал;
- протоколы общих собраний за такие-то годы — столько папок;
- протоколы правления — отсутствуют за такие-то периоды;
- бухгалтерская база — не передана;
- банковские выписки — имеются не за все годы;
- договор энергоснабжения — копия;
- документы на трансформатор — отсутствуют;
- печать — передана;
- электронная почта — доступ не передан;
- ключ электронной подписи — состояние неизвестно.
Если документ отсутствует, это тоже должно быть записано.
Документы не должны передаваться через потерянное звено
В нашем случае новый председатель, не имея опыта в делопроизводстве, просто забрал у прежнего руководства несколько коробок с документами. Акта и подробной описи при этом не составляли.
Позже он пригласил профессионального бухгалтера и передал весь архив казначею для работы. Это было логично с практической точки зрения: именно ей предстояло разбираться с учётом и отчётностью. Но с точки зрения передачи дел возникло потерянное звено.
Через несколько лет казначей решила уйти, и председатель, уже получив определённый опыт, попросил составить опись документов. Опись была сделана, и в нашем случае это не привело к конфликту: отношения между всеми участниками оставались нормальными.
Однако такая опись фиксирует только состав архива на сегодняшний день. Она уже не отвечает на вопрос, какие документы новый председатель первоначально получил от своего предшественника и чего не было в коробках с самого начала.
При конфликтной передаче это может стать серьёзной проблемой. Каждая сторона будет уверена, что передала всё необходимое, а определить момент утраты документа окажется невозможно.
Поэтому председатель должен формально принять документы у прежнего председателя, зафиксировать их состав, а уже затем передавать отдельные материалы казначею, бухгалтеру или другим ответственным лицам для текущей работы.
Сначала не обвинять, а провести инвентаризацию
Когда выясняется, что документов нет, первая эмоциональная реакция понятна:
- всё украли;
- всё специально уничтожили;
- прежнее правление что-то скрывает;
- нужно немедленно обращаться в суд или полицию.
Иногда подозрения могут оказаться обоснованными. Но до проверки новое правление часто не знает даже точного состава утраченного.
Поэтому сначала полезно отделить факты от предположений.
Факт
Конкретный документ не передан.
Предположение
Почему он не передан.
Это разные вещи.
Правлению необходимо сначала составить список отсутствующих материалов и определить, какие из них:
- никогда не существовали;
- могли остаться у бывшего председателя;
- находятся у бухгалтера;
- хранятся у подрядчика;
- есть в банке или государственном органе;
- сохранились только в электронной форме;
- можно восстановить по косвенным данным;
- утрачены без возможности полного восстановления.
Так появляется рабочая задача, а не только конфликт.
Какие документы проверять в первую очередь
Все бумаги важны, но при полном беспорядке невозможно одинаково тщательно заниматься всем сразу.
Я бы разделил документы на несколько групп.
1. Полномочия и решения
В первую очередь нужно установить, кто и на каком основании управляет товариществом.
Проверяются:
- действующий устав;
- сведения о регистрации юридического лица;
- протокол об избрании председателя;
- протоколы общих собраний;
- протоколы заседаний правления;
- решения об утверждении смет и взносов;
- документы ревизионной комиссии;
- доверенности.
Без этого сложно понять, какие решения действуют и были ли они приняты уполномоченным органом.
2. Финансы и отчётность
Далее необходимо собрать:
- бухгалтерскую базу;
- банковские выписки;
- кассовые документы, если они велись;
- налоговую и бухгалтерскую отчётность;
- сметы;
- финансово-экономические обоснования;
- реестры начислений;
- сведения об оплатах;
- расчёты задолженности;
- документы по заработной плате;
- первичные документы по расходам;
- акты выполненных работ.
Именно на этом этапе у нас начали проявляться последствия отсутствия системного учёта. Но финансовое состояние товарищества — отдельная большая тема, которую лучше рассматривать самостоятельно.
3. Договоры и обязательства
Нужно установить, какие отношения продолжают действовать:
- энергоснабжение;
- вывоз мусора;
- обслуживание оборудования;
- аренда;
- связь;
- охрана;
- трудовые договоры;
- договоры с подрядчиками;
- займы;
- судебные соглашения;
- незавершённые работы.
Особенно опасны договоры, по которым товарищество продолжает нести расходы, хотя новое правление о них не знает.
4. Имущество и инфраструктура
Проверяются документы на:
- земельные участки общего пользования;
- дороги;
- электросети;
- трансформатор;
- водопровод;
- скважины;
- ворота;
- здания;
- оборудование;
- инструменты;
- пожарный инвентарь;
- камеры и системы доступа.
Важно понять не только, что физически находится на территории, но и кому это принадлежит, кто обслуживает объект и какие обязательства с ним связаны.
5. Реестры и сведения о людях
Отдельная группа:
- реестр членов;
- сведения о собственниках;
- данные об участках;
- заявления;
- документы о членстве;
- контактные данные;
- согласия на обработку персональных данных;
- сведения о должниках.
Такие материалы нельзя просто раздавать всем участникам приёмки или хранить на личных компьютерах без контроля. В них могут содержаться персональные и финансовые данные.
6. Электронные активы
Эта часть часто вообще не воспринимается как документация.
Между тем новому правлению могут понадобиться:
- электронная почта СНТ;
- доступ к интернет-банку;
- электронная подпись;
- бухгалтерская программа;
- облачное хранилище;
- домен;
- сайт;
- социальные сети;
- мессенджеры;
- личные кабинеты поставщиков;
- учётные записи камер и ворот;
- резервные копии.
Можно получить печать и папки, но остаться без доступа к системе, через которую фактически велась вся работа.
Что делать, если документов не хватает
После составления описи можно переходить к восстановлению.
Запросить документы повторно
Желательно письменно и с конкретным перечнем:
- какой документ требуется;
- за какой период;
- в каком виде;
- почему он относится к деятельности товарищества;
- в какой срок ожидается передача.
Фраза «передайте всё» слишком расплывчата.
Обратиться к тем, у кого могли сохраниться копии
Документы могут находиться:
- у бывшего казначея или бухгалтера;
- у членов правления;
- у ревизора;
- в банке;
- у контрагентов;
- у ресурсоснабжающей организации;
- у подрядчиков;
- в судах;
- в государственных информационных системах;
- в электронной почте.
Часть истории иногда восстанавливается не из одного архива, а из документов разных сторон.
Не смешивать восстановленные сведения с оригиналами
Нужно отмечать:
- оригинал;
- заверенная копия;
- обычная копия;
- электронный файл;
- восстановленный документ;
- таблица, составленная по косвенным данным;
- неподтверждённая информация.
Иначе через несколько месяцев рабочая гипотеза может начать восприниматься как достоверный первичный документ.
Создать реестр отсутствующих материалов
Полезно не просто искать бумаги, а вести список:
Так проблема перестаёт быть бесконечным поиском «какой-то нужной бумаги».
Чего не стоит делать
Не откладывать разбор на потом
Пока документы не разобраны, новое правление может принимать решения, не зная о старых обязательствах.
Не хранить весь архив у одного человека дома
Даже если этот человек надёжен, остаются риски:
- пожар;
- затопление;
- болезнь;
- конфликт;
- потеря доступа;
- очередная смена должности.
Не оставлять единственную электронную копию
Файл на одном ноутбуке — это не архив.
Не давать всем одинаковый доступ
Финансовые документы, персональные данные, технические пароли и опубликованные протоколы требуют разного режима доступа.
Не пытаться сразу восстановить абсолютно всё
Сначала нужно обеспечить работу действующего правления:
- подтвердить полномочия;
- восстановить доступ к счетам;
- понять обязательные платежи;
- получить ключевые договоры;
- определить риски;
- не пропустить отчётность и судебные сроки.
Историю благоустройства двадцатилетней давности можно изучить позже.
Как не допустить повторения
Когда документы более-менее собраны, важно не возвращаться к старой модели.
Минимальная система может выглядеть так:
- Единый реестр документов.
- Разделение оригиналов и рабочих копий.
- Электронные копии ключевых материалов.
- Регулярное резервное копирование.
- Понятные права доступа.
- Журнал передачи оригиналов.
- Связь документа с решением, договором или работой.
- Отдельный перечень действующих обязательств.
- Процедура передачи дел в уставе и внутренних документах.
- Передача электронных доступов вместе с бумажными материалами.
Важно не просто отсканировать всё и сложить в одну папку.
Если документы нельзя найти, сопоставить и передать следующему составу правления, беспорядок лишь переместился с полки на компьютер.
Как этот опыт повлиял на приложение
Когда я начинал создавать приложение, вопрос документов уже нельзя было воспринимать как отдельное облачное хранилище.
Документ всегда с чем-то связан:
- протокол — с решением собрания;
- смета — с финансовым периодом;
- договор — с подрядчиком и обязательствами;
- акт — с выполненной работой;
- квитанция — с начислением;
- технический паспорт — с объектом имущества;
- согласие — с конкретным человеком;
- решение — с полномочиями органа, который его принял.
Поэтому задача системы не только в том, чтобы сохранить файл.
Нужно сохранить контекст:
- кто создал документ;
- кто его утвердил;
- к чему он относится;
- кто имеет право его видеть;
- какая версия является действующей;
- что происходило после его принятия.
Приложение не восстановит бумагу, которую уничтожили много лет назад.
Но оно может снизить вероятность того, что история товарищества снова исчезнет вместе с уходом одного человека.
Главный вывод
Приёмка документов — это не формальность перед началом настоящей работы.
Это и есть начало настоящей работы.
Пока новое правление не понимает, какие решения, договоры, долги, права и обязательства существуют, оно управляет не товариществом, а собственными предположениями.
В нашем случае разбор документов почти сразу вывел нас к следующей проблеме: нормального бухгалтерского и налогового учёта фактически не было, а финансовое состояние оказалось значительно хуже, чем можно было предположить со стороны.
Об этом — следующая публикация.